08일차. Exception and Deviation sheet 란 무엇인가요?

Exception and Deviation sheet 란 무엇인가요?

 

Exception and Deviation Sheet 란 무엇을 말하는 것일까요? 플랜트 사무직 엔지니어링 파트에서 근무하게 된다면 수시로 맞닥뜨리게 되는 문서입니다. 아래 Form은 예시를 위해 작성 Sheet입니다.

Exception and Deviation Form

우선 용어에 대한 정의를 살펴보겠습니다. Exception and Deviation 단어를 하나씩 보면

 

• Exception 이란 우리말로 예외란 뜻이며 이례적인 어떠한 규칙에 따르지 않는다는 것을 말합니다.

• Deviation 이란 우리말로는 편차, 빗나감, 벗어남이란 명사적 뜻을 가지고 있습니다.

두 개의 용어를 합쳐서 직역하면 "예외와 편차" 정도가 되겠네요. Exception & Deviation을 다른 표현으로 Noncompliance(불승낙이라는 좀 쌘 표현입니다)라고도 합니다. 두 가지 용어 모두 국외에서 사용하는 용어이면서 플랜트 업계에서 동일하게 사용하고 있습니다만 국내에서 학문적으로 정의된 용어가 아니기 때문에 글쓴이가 임의로 정의를 내린다면

 

• Exception & Deviation 이란 예외 및 변경사항이라 바꾸어 말할 수 있습니다.

그렇다면 이것은 어떠한 경우에 작성하게 되는 것일까요? 구도는 주로 EPC와 Vendor 사이에서 오고 가는 문서입니다. 예를 들어 A라는 EPC 회사가 00이라는 프로젝트를 수주한 이후 B라는 장치류를 생산하는 B라는 업체에 사양서와 견적서를 요청하였습니다. 사양서에는 준수해야 할 Code 내용과 관련 규정 기술사항이 포함되어 있습니다. B라는 업체는 사양서를 일일이 확인한 후 Exception & Deviation Sheet를 작성하여 견적서와 함께 A EPC에 제출하였습니다.

 

Exception & Deviation Sheet 에는 아래와 같은 내용들이 포함됩니다.

• Code 기준을 만족하지 못하는 경우 관련 내용을 예외 및 변경사항에 작성합니다. 프로젝트 Code를 대체할만한 Code 규정과 Experience (실적)에 대한 내용을 상대방으로 하여금 이해할 수 있게 작성하며 필요에 따라 객관적 자료를 첨부합니다.

• 제조사에서 수행할 수 없는 역무가 있을 경우 : 예를 들어 B라는 장치류 회사는 주로 Stainless Steel를 위주로 한 장치류를 전문으로 하지만 프로젝트에서 사양서에서 해당 장치류의 공정에 사용하는 특정 부위의 Super duplex stainless steel을 적용하라고 하였을 경우 이에 대해서 예외적으로 준수할 수 없을 경우 이에 대한 내용을 기재합니다.

Exception & Deviation Sheet는 크게 계약적인 부분과 기술적인 부분으로 나뉘는데, 주목적은 계약서나, 기술사양서 대비 준수할 수 없는 사항에 대해서 Yes or No 의견을 표하고 그에 대한 객관적인 자료를 제출하여 계약주로 하여금 관련 사항을 Accept 하거나 Waive 하거나 조건부로 승인하거나 등의 Action을 취하게 됩니다.

 

EPC 관점에서 바라본 Exception & Deviation 은 조금 피곤한 사항입니다. Vendor로부터 접수된 내용을 일일이 따져봐야 하고 합리적 의심이 없게 판단하고 그에 맞게 결론을 내리거나 변경을 요청해야 합니다.

 

반면 Vendor 입장에서는 Exception & Deviation 작성 시 사양서를 면밀히 검토하고 할 수 있다 없다를 명확히 표현해야 합니다. 할 수도 없는 사항을 덥석 할 수 있다고 했을 때 뒷감당을 할 수 있는지 없는지를 우선 따져봐야 합니다. 계약 전에 이를 확실히 짚고 넘어가야 공사단계에서 고생하지 않습니다. 다만 사양서의 양이 방대하기 때문에 조직을 제대로 갖추고 있는 회사의 경우는 덜 하겠지만 그렇지 않은 경우 몇 권에 해당되는 그 많은 양의 사양서를 다 보기란 쉽지 않은 일입니다. 그래서 Exception & Deviation 은 보통 프로젝트 경험이 많은 Engineer들이 작성하고 검토하는 과정을 거치게 됩니다.

 

경험이 많은 EPC Engineer의 경우 일의 형편에 따라 그때그때 적절하게 잘 대처하겠지만 경험이 부족할수록 Exception & Deviation 시에 사양서에 매달릴 수밖에 없습니다. Vendor 입장에서는 굳이 적용하지도 않아도 될 사양을 불필요하게 사용하지 않아도 된다고 역설하지만 뜻대로 되지 않는 경우가 발생하게 됩니다.

 

Exception & Deviation은 작성하고 몇 번 주고받은 후 사인하면 끝이기 때문에 다소 주의 깊게 살펴보아야 하는 계약 관련 주요 문서라는 것 기억해야겠습니다.

위의 그림은 Project 사양서의 일부를 발췌한 것입니다. Exception & Deviation을 작성하는 방법은 사양서에 나와 있는 내용 중에 이행할 수 없거나 예외사항 발생 시 사양서의 내용 (Spec. 번호, page 번호)을 기재한 후 우측 편에 예외사항을 적습니다.

아래와 같이 예시를 해 보겠습니다.

좌측 편에는 Vendor 어쩌고 저쩌고 뭐를 반영하시오라고 하였고 우측의 예외사항에

"본 사항은 적용할 필요가 없습니다. 과거 실적을 바탕으로 긴급버튼만 설치하면 됩니다. "

라고 작성하였습니다. 이러한 식으로 사양서 대비 불일치, 준수할 수 없는 경우, 사유와 객관적인 자료를 기술하는 식으로 채워나가는 순입니다. 별도의 Form을 찾으시는 분들이 계시는데, 그냥 아무 양식이나 가져다 사용하면 됩니다. 대형 공사의 경우에는 Form을 지정하는 경우도 있으나 자유롭게 자유 양식을 사용해도 문제가 없습니다.

 

Exception & Deviation의 주목적은 공사 사양서에 대해서 할 수 있다 없다를 명확히 하고 할 수 없을 경우 왜 할 수 없는지를 기재해서 상대방을 이해시키던지 아니면 준수하든지를 결정하기 위한 Engineering의 한 과정이라는 것 기억해야 합니다.

 

출처: http://sadboxabc.blogspot.com/2019/07/exception-and-deviation-sheet.html